§ 1 Definicje
Planista spotkań (meeting planner) – osoba specjalizująca się w organizacji wydarzeń, reprezentująca agencje: eventowe, incentive travel, PCO, DMC oraz korporacje, firmy i instytucje, stowarzyszenia. W dalszej części Regulaminu nazywany Uczestnikiem.
MP Fast Date® – wydarzenie biznesowe organizowane przez Meeting Planner Sp. z o.o. mające na celu odbywanie indywidualnych spotkań pomiędzy organizatorami eventów i dostawcami usług, służących wymianie kontaktów, nawiązywaniu relacji biznesowych, prezentowaniu ofert i inspirowaniu do wykorzystywanie nowych narzędzi z dziedziny event marketingu, zwane w dalszej części Wydarzeniem.
Meeting Planner Sp. z o.o. – organizator spotkania MP Fast Date®, wydawca portalu MeetingPlanner.pl z siedzibą w Warszawie, przy ul. Złotej 9/30, 00-119, NIP: 521 34 99 316, REGON: 141567708, wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego dn. 12 września 2008 r., KRS: 0000313501. W dalszej części Regulaminu nazywany Organizatorem.
Partner – podmiot współorganizujący wydarzenie
Formularz Zgłoszeniowy – formularz online udostępniony przez Meeting Planner Sp. z o.o. umożliwiający Uczestnikom zgłoszenie chęci udziału w wydarzeniu.
§ 2 Warunki uczestnictwa
- Wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego dostępnego na stronie wydarzenia wraz z akceptacją niniejszego Regulaminu.
- Otrzymanie od Organizatora wiadomości e-mail z potwierdzeniem udziału w MP Fast Date®.
- Udzielenie zgody na przekazanie obecnym na wydarzeniu dostawcom usług następujących danych Uczestnika (imię i nazwisko, firma, nr tel., adres e-mail).
- Udział w wydarzeniu jest bezpłatny dla wszystkich Planistów spotkań potwierdzonych przez Organizatora.
§ 3 Obowiązki Uczestnika
- Podczas trwania MP Fast Date® każdy Uczestnik otrzymuje agendę wydarzenia, której zobowiązany jest przestrzegać zarówno pod kątem kolejności, jak i czasu trwania oraz godziny rozpoczęcia poszczególnych aktywności.
- Uczestnik, podejmując decyzję o udziale w Wydarzeniu, zobowiązuje się w szczególności do wzięcia udziału w spotkaniach biznesowych z usługodawcami w zakresie przewidzianym w programie wydarzenia. Lista i harmonogram spotkań biznesowych są przygotowane przed wydarzeniem przez Organizatora Wydarzenia i wręczane Uczestnikom podczas rejestracji.
- Nieprzestrzeganie harmonogramu spotkań biznesowych, spóźnienie na spotkania biznesowe (bez uzyskania wcześniejszej zgody Organizatora) lub opuszczenie Wydarzenia przed zakończeniem spotkań biznesowych (bez uzyskania wcześniejszej zgody Organizatora) zobowiązuje Uczestnika do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 300,00 zł brutto.
- W przypadku korzystania przez Uczestnika z noclegu i transportu zapewnianego przez Organizatora (korzystanie z pakietu Hosted), Uczestnik zobowiązuje się do udziału w programie towarzyszącym MP Fast Date® w tym w szczególności wizytach studyjnych w wybranych obiektach eventowych oraz prezentacjach ofert firm eventowych.
- Uczestnik decydując się na udział w wydarzeniu, wyraża zgodę na utrwalanie swojego wizerunku przez Organizatora.
- Uczestnik wyraża zgodę na korzystanie przez Organizatora z wizerunku utrwalonego w związku z realizacją wydarzenia oraz przenosi na Organizatora w zakresie nieograniczonym czasowo i terytorialnie wszelkie prawa do korzystania, rozporządzania wizerunkiem Uczestnika i jego nagraniami (fotograficznymi, audiowizualnymi, dźwiękowymi) zarejestrowanymi w związku z wydarzeniem.
- Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i kultury osobistej.
§ 4 Warunki rezygnacji
- W przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 7 dni kalendarzowych, ale dłuższym niż 72 godziny do rozpoczęcia wydarzenia Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 300,00 zł brutto.
- W przypadku rezygnacji w terminie krótszym niż 72 godziny do rozpoczęcia wydarzenia Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 400,00 zł brutto.
- W przypadku rezygnacji bez informacji przekazanej Organizatorowi Uczestnik zobowiązuje się do pokrycia opłaty organizacyjnej w wysokości 600,00 zł brutto.
- Uczestnik, gdy nie ma możliwości wziąć udziału w wydarzeniu, może zgłosić innego pracownika tej samej firmy na zastępstwo. Uczestnik ma obowiązek poinformować Organizatora o zmianie najpóźniej 24 godziny przed wydarzeniem.
§ 5 Ochrona danych osobowych
- Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Meeting Planner Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 9/30 00-019, wpisana do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, pod numerem NIP: 521 349 93 16, REGON: 141 56 77 08. W sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych wyznaczony został punkt kontaktowy w postaci adresu e-mail: redakcja@meetingplanner.pl. Kontakt we wskazanych sprawach możliwy jest także w postaci tradycyjnej korespondencji na adres administratora z dopiskiem: „Ochrona Danych Osobowych” oraz osobiście pod adresem Złota 9/30, 00-019 Warszawa.
- Podane przez Uczestnika dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach: – przygotowania list uczestników i identyfikatorów, – rezerwacja noclegów, – wykupienie ubezpieczenia, – przekazanie danych usługodawcom obecnym podczas wydarzenia, – wykorzystanie w celach marketingowych (marketing własny Organizatora)
- Uczestnik posiada prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu (np. jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody Uczestnika lub w celach marketingowych czy udostępniania danych Uczestnika); Uczestnik posiada prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. W celu cofnięcia zgody Uczestnik może skontaktować się z punktem obsługi klienta w siedzibie Organizatora przy ul. Złotej 9/30, 00-019 Warszawa lub wysyłając wiadomość e-mail na adres: redakcja@meetingplanner.pl. Uczestnik ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
- Podanie przez Uczestnika danych osobowych jest w pełni dobrowolne. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niemożliwością realizacji udziału Uczestnika w wydarzeniu.
